Внедрение и автоматизация бизнес процессов в компании «Золотой Век»

Компания «Золотой Век» системно развивает свой бизнес во всех направлениях, в том числе в области автоматизации управления и учета. Сотрудничество с компаний «Мобильные решения»  было начато в 2016 г. и продолжается по текущий день в рамках совместного решения поставленных задач по развитию бизнеса.

Компания «Золотой Век» занимается оптовой и розничной торговлей ювелирными изделиями на территории стран Евросоюза. На текущий момент мы занимаем уверенные позиции  на территории Германии и Израиля, и продолжаем расширяться.

В связи с развитием нашего бизнеса, система учета уже не могла удовлетворять наших потребностей:

• Отсутствовала четкая картина состояния   склада, рентабельности отдельных проектов и эфиров.
• Часть управленческого анализа выполнялась с помощью Excel.
• Трудоемкость подготовки информации для формирования эфиров на ТВ становилась неприемлемой.
• Многие параметры вообще нигде не учитывались, но уже требовали анализа.
• Не оптимальное использование трудовых ресурсов и др.

В связи с необходимостью наличия инструмента учета и управления для возможности достижения наших стратегических целей, было принято решение о серьезных изменениях в системе учета и управления процессами и показателями предприятия.

В результате проведения тендера мы выбрали компанию «Мобильные Решения» в качестве партнера по реализации проекта автоматизации системы учета и управления по следующим критериям: скорости реакции на запрос; соглашением с выдвинутыми с нашей стороны сжатым срокам по внедрению, предложенной системе дальнейшего сопровождения в части технического обеспечения, а так же в связи с наличием опыта реализации подобных проектов как по объему работ так и по сложности автоматизируемых процессов.

В качестве базового продукта у нас использовался продукт «1С Управление торговым предприятием для Украины».

В ходе нашего проекта специалистами компании «Мобильные решения» совместно с нашими сотрудниками были выполнены следующие работы:

• Написано техническое задание по автоматизируемым процессам;
• Выполнена модификация продукта под требования, согласно технического задания;
• Проведены первичные групповые и индивидуальные тренинги по работе с программным продуктом;
• Проведено внедрение программного продукта по подразделениям;
• По результатам внедрения выполнены дополнительные доработки в части сквозных процессов, документооборота и возникших новых требований.

Во второй половине 2016 г. был начат этап написания технического задания, в процессе которого проводилось обследование и согласование со всеми ключевыми пользователями системы по автоматизируемым процессам. — и в течении месяца мы согласовали окончательную  версию документа. На этапе написания специалистами компании «Мобильные решения» задания, сотрудники нашей компании имели возможность пересмотреть описанные бизнес-процессы, проанализировать их, обсудить «со стороны». В результате чего были обнаружены нестыковки, места, требующие оптимизации, скорректированы требования – таким образом, совместно была получена конечная  концепция системы.

Далее  выполнялась разработка согласно техническому заданию. Среди прочих в рамках технического задания были решены следующие задачи:

• Возможность отправки разных заказов одной посылкой.
• Возможность операторам кол-центра оперативно видеть остатки, резервировать их, обрабатывать заказы с учетом поступивших  звонков во время эфира, и заказов с сайта.
• Внедрено штрихкодирование документов заказов, посылок, расходных, а также штрихкодирование изделий на фирменных этикетках
• Учет накопительных скидок клиентов, использование подарочных сертификатов, разные маркетинговые решения.
• Отслеживание доходов и затрат в разрезе разных стран, проектов, каналов.
• Процесс контроля доставки посылок клиентам или посредникам доставки.
• Отслеживание не полученных посылок  клиентами, их своевременная обработка.
• Отслеживание стадий выполнения заказов поэтапно.
• Разработка интерфейсов согласно выполняемым функциональным обязанностям пользователей.
• Ограничения по правам доступа (решены сложные задачи по разграничению прав доступа, такие например как добавление нескольких новых разрезов, запрет на определенные реквизиты/объекты при определенных условиях, и др.).

После того, как были автоматизированы основные процессы в рамках сопровождения, были решено много других задач, оптимизирующих работу отделов. Среди таких можно отметить: доработка отчетности по бонусам; отчетности по товарному движению и по взаиморасчетам/задолженности; по себестоимости в разрезе статей дополнительных расходов; доработка реестра заказа покупателей с выводом всей необходимой информации для аналитика/менеджера; реализована возможность отслеживания любых изменений в системе с выводом для каждого пользователя интересующей информации, например, бухгалтер оперативно видит в информационной ленте получение доверенности секретарем и др.

На текущий момент организована работа на 30 местах и более 25 активно работающих пользователей. Так как все основные процессы запущены и находятся в рабочем состоянии, — мы постепенно переводим сопровождение продукта на наш ИТ отдел, который будет в дальнейшем поддерживать работу системы.

В ходе работ по проекту сотрудники компании «Мобильные решения» проявили себя как квалифицированные и опытные специалисты в сфере внедрения автоматизированных систем управления. Благодаря их отдаче и вовлеченности в работу мы смогли внедриться в максимально короткие сроки, проанализировать работу компании со стороны, в связи с этим выполнить некоторые кадровые перестановки, по – новому взглянуть на процессы и перейти на качественно новый уровень работы.

Хотелось бы отметить выполнение со стороны компании «Мобильные Решения» всех взятых на себя обязательств по срокам, предоставление достаточного количества времени  на этапах, где требовалось быстро выполнить большие объемы разработок, скорость реакции на запросы и внимательность к пользователям, готовность решения сложных ситуаций при внедрении. Компания «Мобильные Решения»  показала себя как ответственный, профессиональный и надежный партнер.